cotoh makalah sistem informasi manajemen

DAFTAR ISI

BAB I      PENDAHULUAN

1.1.            Latar Belakang Masalah……………………….… 2

1.2.            Ruang Lingkup……………………………………. 3

1.3.            Obserpasi………….…………………………….… 3

1.4.            Studi Pustaka……………………………………… 3

BAB II      LANDASAN TEORI

1.             

2.             

2.1.            Konsep Dasar Sistem…………………………..… 4

2.2.            Pengertian Sistem Informasi…………………...… 5

2.3.            Karateristik Sistem………………………………… 5

2.4.            Pengertian Penjualan……………………………... 7

2.5.            Pengertian Retail………………………………..…. 7

BAB III     PEMBAHASAN

1.             

2.             

3.             

3.1.            Gambaran Perusahaan…………………………… 8

3.2.            Analisa Sistem Perusaan……………………...… 14

3.3.            Kendala system………………………………...… 17

BAB IV     PENUTUP

1.             

2.             

3.             

4.             

4.1.            Kesimpulan………………………………………... 18

4.2.            Saran………………………………………………. 18

BAB I

PENDAHULUAN

1.1       Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi informasi terutama dalam bidang piranti keras dan piranti lunak bertujuan membawa kita untuk memperoleh informasi secara tepat dan tepat. Dan berbagai perangkat lunak aplikasi yang ada, perlu dibangun suatu aplikasi (tailor mode) yang sesuai dengan kebutuhan dengan maksud untuk memperlancar tugas tugas yang selama ini dilakukan secara manual.

Namun banyak organisasi yang ingin membangun Konsep Sistem Informasi Manajemennya sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah struktur organisasi keseluruhan yang kurang baik, rencana organisasi keseluruhan yang belum memadai, personil sistem informasi manajemen yang tidak kompeten, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh anggota yang terlibat didalamnya.

               

1.2       Ruang Lingkup

Adapun ruang lingkup yang akan dibahas dalam penulisan makalah ini adalah  sistem penerimaan dan pengiriman barang dalam perusahaan. Serta kendala system yang digunakan.

1.3        Observasi

Observasi yang kami lakukan bertujuan untuk mencari data serta mendapatkn hasil untuk pemecahan masalah serta kendala yang dihadapi dalam system tersebut. Adapun observasi yang kami lakukan yaitu dengan cara teknik wawancara kepada narasumber.

1.4    Study Pustaka

            Selain berdasarkan wawancara kepada narasumber data yang kami peroleh diantaranya kami dapatkan dari buku referensi system informasi manajemen.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1    Konsep Dasar Sistem

              Secara sederhana sistem dapat didefinisikan sebagai jaringan dari pada elemen-elemen yang saling berhubungan, membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu tujuan pokok dari sistem tersebut.

(Jogianto H.M Pengenalan Komputer, andi Offset Yogyakarta,hal :4 )

              Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya, mendefinisikan sistem sebagai berikut :

              Definisi sistem menurut GORDEN B.DAVIS  Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan.

              Dan Menurut RAYMOND Mc.LEOD Sistem adalah sekelompok elemen yang berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

              Teori sistem mengatakan bahwa unsure pembentuk organisasi adalah penting dan harus mendapat perhatian yang utuh supaya manajer dapat bertindak lebih efektif. Yang dimaksud unsure dan komponen pembentuk organisasi disini bukan hanya bagian-bagian yang tampak secara fisik, tetapi juga hal-hal yang mungkin bersifat abstrak atau konseptual seperti misi, pekerjaan, kegiatan, kelompok informasi dan sebagainya.

              Didalam suatu sistem terdapat bagian-bagian atau komponen yang terpadu untuk suatu tujuan. Untuk menyederhanakan penggunaan sistem diperlukan pengunsuran sistem atau sub sistem. Pengunsuran sistem atau sub sistem adalah suatu tindakan penting dalam menyederhanakan penggunaan sistem, terutama dalam menyederhanakan bagian-bagian atau komponen yang ada pada suatu sistem.    

2.2    Pengertian Sistem Informasi

              Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengelolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian kejadian yang nyata dan digunakan untuk pengambilan keputusan.

(Jogianto H.M Pengenalan Komputer, andi Offset Yogyakarta,hal :825 )

              Sumber informasi ialah data, Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.

              Sistem Informasi didefinisikan sekumpulan fungsi yang berkerja secara bersama-sama dalam mengelolah, pengumpulan , penyimpanan, pemrosesan, serta pendistribusian informasi.

( Dadan Umar Daihani Komputerisasi Pengambilan Keputusan , Elex Media Komputindo, hal : 2 )

2.3    Karateristik Sistem

a.            Komponen ( component )

Adalah suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya bekerja sama membentuk  satu kesatuan komponen-komponen sistem atau elemen-elemen system dapat berupa suatu sub sistem atau bagian dari sistem.

b.            Lingkungan Luar

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari system yang mempengaruhi operasi sistem

c.            Batasan

Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar.

d.            Jalinan ( Interface)

Merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan subsistem yang lain.

e.            Masukan ( Inputan )

Energi yang dimasukan kedalam sistem, Masukan dapat berupa maintenance input dan signal input.

f.             Proses ( Process  )

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

g.            Keluaran ( Output )

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

h.            Sasaran / Tujuan (Goal )

Suatu sistem pasti mempunyai suatu tujuan atau goal dan sasaran (objektif).

Jika sistem tidak mempunyai sasaran ataupun tujuan maka sistem tidak akan berguna. Maka sangat menentukan sekali sasaran dari sistem tersebut.

2.4       Pengertian Penjualan

          Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba. (Marwan, 1991).

Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan karena dari penjualan dapat diperoleh laba serta suatu usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasilkan ( Winardi, 1982 ).

Penjualan adalah suatu transfer hak atas benda-benda. Dari penjelasan tersebut dalam memindahkan atau menstranser barang dan jasa diperlukan orang-orang yang bekerja dibidang penjualan seperti pelaksanaan dagang, agen,wakil pelayanan dan wakil pemasaran.

2.5    Pengertian Retail

          Retail adalah suatu penjualan dari sejumlah kecil komoditas kepada konsumen. Retail berasal dari bahasa perancis, diambil dari kata retailer yang berarti “ memotong menjadi kecil-kecil ” ( Risch,1991,p.2 ) Menurut Gilbert, Retail adalah semua usaha bisnis yang secara langsung yang mengarahan kemampuan pemasarannya untuk memuaskan konsumen akhir berdasarkan organisasi penjualan barang dan jasa sebagai inti dari distribusi.(2003, P.6 ). Sedangkan dalam kamus Bahasa Inggris- Indonesia ( Shadily  dan Echols, 1995,p. 483 ), retail dapat diartikan sebagai “ Eceran “.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1        Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Mitra Adi Perkasa, Tbk adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang retail, yang didirikan pada tahun 1995, MAP mencapai pertumbuhan yang fenomenal selama bertahun-tahun memuncak pada IPO pada bulan November 2004. Saat ini, PT.Mitra Adi Perkasa.Tbk  adalah sebuah perusahaan ritel gaya hidup terkemuka di Indonesia dengan 854 toko ritel di 25 kota besar di Indonesia. Contohnya :

Jawa               :  Jakarta,  Cirebon, Bandung, Malang, Salatiga, Semarang,     Solo, Surabaya dan Yogyakarta.
Sumatra         :  Jambi, Medan, Batam, Palembang, Lampung, Pekanbaru.

Kalimantan   :  Banjarmasin, Balikpapan, Pontianak, Samarinda.

Sulawesi       :  Makasar, Manado dan lainnya.

Bali                 :  Abepura, Sentani.

Dan portofolio yang terdiversifikasi yang meliputi olahraga, fashion, department store, anak-anak, makanan & minuman dan produk gaya hidup lainnya. Saham Perusahaan ini terdaftar di Bursa Efek Indonesia, dan MAP dua kali terpilih Managed Perusahaan Terbaik di Indonesia - oleh Asia Money Majalah pada tahun 2005 dan FinanceAsia Magazine pada tahun 2007.

          MAP selalu berada di garis depan ritel di Indonesia, menetapkan standar industri baru, bertualang ke wilayah belum dipetakan dan meluncurkan konsep ritel revolusioner. Toko retail ini telah menjadi nama rumah tangga di Indonesia, identik dengan yang terbaik di Department Store, Olahraga, Golf, Fashion, Kids, Buku, Home, dan produk Kecantikan & Kesehatan.

Lebih dari sekedar pengecer, MAP juga distributor terkemuka di Indonesia olahraga, golf dan produk anak-anak. Karena pemasaran yang kuat dan keahlian membangun merek, banyak merek di bawah ikatan kami telah muncul untuk menjadi pemimpin pasar di Indonesia.
Rahasia kesuksesan perusahaan ini adalah karena teguh komitmen untuk setiap merek, kecerdasan pemasaran, dan profesionalisme semata.

 Perusahaan ini beralamat di Jl. Jend. Sudirman Kav.I Wisma BNI 46 Jakarta Pusat.

Nomor Tlp / Fax   : ( 021 ) 57900068 / 69

Email                     : jakps14@map.co.id

Wabsite                 : http://www.map-indonesia.com

PT. Mitra Adi Perkasa, Tbk juga telah membangun factory,
untuk mengikuti perkembangan Grup, pabrik ini didirikan untuk memproduksi pakaian berkualitas untuk retail dan atau ekspor.
Terletak di Gunung Putri, Bogor, 33.000 m2, pabrik ini dikelola oleh lebih dari 600 operator, memproduksi lebih dari 100.000 artikel pakaian secara bulanan.

3.1.2   Visi dan Misi Perusahaan

Visi :

a.    Memperoleh laba yang meningkat dari tahun ke tahun.

b.    Memperluas pasar, agar menjadi perusahaan terbesar di Asia Tenggara.

c.    Memberikan kualitas yang baik kepada konsumen.

Misi:

a.    Memberikan pelatihan kepada para karyawan

b.    Memperbaiki setiap kekurangan yang dikeluhkan oleh konsumen.

c.    Menjaga kualitas product maupun kualitas perusahaan

3.1.3  Struktur Organisasi Perusahaan

Sistem Organisasi

PT. Mitra  Adi Perkasa Tbk

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

     3.1.4  Tugas dan tanggung jawab setiap  organisasi sebagai berikut :

1.          General Manager

Tugas dan tanggung jawab general manager antara lain :

a.          Pemimpin tertinggi di perusahaan yang menetapkan langkah-langkah

b.          pokok dalam melaksanakan kebijakan dan sasaran-sasaran perusahaan.

c.          Menyetujui dan menandatangani surat-surat penting yang berkenaan

d.          dengan perusahaan.

e.          Bertanggungjawab atas semua kegiatan operasional perusahaan serta

f.           kontinuitas kegiatan perusahaan serta mengadakan planning, organizing, staffing,directing, commanding,dan contoling.

2.        Manager

Tugas dan tanggung jawab manager antara lain :

a.          Mengkoordinir dan menjalankan semua kegiatan operasional toko

b.          Mengkoordinir semua aktifitas toko di dalam memberikan  

c.          Memberikan kepuasan kepada pelanggan dan meningkatkan  jumlah pelanggan toko

d.          Mengkoordinir dan mengelola bawahan

e.          Melakukan evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas  

f.           operasional sehari-hari

g.          Berkoordinasi dengan lingkungan/pejabat setempat

3.      Operasi Manager

Tugas dan tanggung jawab :

Untuk mengontrol semua kegiatan di store yang di pegang oleh sales bulanan cost toko, budget, dan staf.

4.      Ass. Area manager

Tugas dan tanggung jawab :

Untuk membantu manager untuk melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan aturan perusahan.

5.      Supervisior store

Tugas:

Menjalin koordinasi dengan departemen lain untuk mencapai tujuan tertentu

yaitu menjadikan toko tempat yang nyaman, aman, lengkap sehingga membuat pelanggan merasa puas.

Tanggung Jawab :

 Supervisor store bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang di area toko, kenyamanan dan keamanan pelanggan selama berbelanj dan menerima masukan dari pelanggan.

6.      Administrasi

Tugas :

Mengelola keuangan perusahaan, melakukan pembayaran kepada supplier dan gaji karyawan di setiap akhir bulan.

Tanggung Jawab :

Kapala bagian Administrasi Keuangan dan Personalia bertanggung jawab kepada manager store terhadap setiap uang yang dikeluarkannya.

7.      Sales

Tugas :

Memiliki kewajiban dalam hal promosi produk-produk dari Supplier serta

penjualan yang dapat tercapai sesuai target dan melakukan pembelian.

Tanggung Jawab

Sales bertanggung jawab terhadap segala produk yang telah

atau yang akan di jual serta promosi yang telah atau yang akan dilakukan dan

bertanggung jawab terhadap kelangsungan barang / stok di toko.

8.      Kasir

Tugas :

Melayani dan memasukan jumlah barang yang dibeli oleh pelanggan dan melakukan penawaran penawaran barang yang di promosikan.

Tanggung Jawab

Kasir bertanggung jawab terhadap jumlah uang yang masuk dengan cara mencocokkannya dengan komputer pada saat tutup kotak uang

3.2        Analisa Sistem Perusahaan

3.2.1   Sistem Jaringan Perusahaan

         Sistem jaringan  / informasi yang digunakan dalam perusahaan PT. Mitra Adi Perkasa Tbk, adalah “ Microsoft Office Outlock dan Visual Basic “. Adapun alasan perusahaan menggunakan sistem ini karena sistem ini banyak dipakai didalam perusahaan retail yang bergerak dalam bidang penjualan barang. Dan yang paling penting adalah karena sistem ini sangat mudah digunakan dan sangat efisien terhadap cara penggunaannya.

3.2.2   Sistem Penginputan barang

a.            Barang datang beserta dokumen dari pihak supplier atau biasa disebut dengan Purchase Order (PO), sedangkan barang yang dating dari pihak gudang MAP menggunakan  Dokumen Order (DO).

b.            Setelah itu data diinput oleh administrasi store masing-masing ke system Visual Basic.

c.            Setelah itu data-data barang yang diinput tadi dapat dilihat stocknya di sistem Visual  Basic.

Gambar 3.2 Bagan Prosedur penerimaan barang

3.2.3   Kegunaan Sistem Informasi

Sistem ini mempunyai manfaat untuk mengetahui stock barang   menginput data barang dari pusat, menginput transaksi penjualan

a.        Membuat pekerjaan lebih mudah dan efisien

b.        Penyimpanan data lebih bisa dikontrol atau dicek.

c.        Dengan sistem secara komputerisasi dapat meminimalkan   double input

3.2.4   Perangkat Keras (Hadware) Yang Digunakan

a.        Monitor

Menggunakan monitor merk “ HP “ yang berfungsi sebagai blok output atau sebagai hasil keluaran.

b.        Keyboard dan Mouse

Menggunakan jenis merk “HP “, yang digunakan sebagai alat inputan atau menerima data.

c.        Printer

Menggunakan monitor merk “ HP.LT 300 t “ yang berfungsi sebagai blok output atau sebagai hasil keluaran.

d.        Casing CPU

Memakai jenis merk “ HP “.

e.        Mother Board

Memakai jenis “ Asus ”.

f.         Prossesor

Menggunakan Cort 2 Duo.

g.        RAM

Memiliki kapasitas 2 GB.

3.2.5  Tool Blok Perusahaan

a.        Blok Input

b.        Alat Input yang digunakan menggunakan mouse dan keyboard untuk menginput data barang dalam perusahaan.

c.        Blok Output

d.        Alat Output yang digunakan menggunakan monitor  dan printer sebagai alat keluaran.

e.        Blok Model

Menggunakan aplikasi Visua basic dan Microsoft Outlook.

f.         Blok Teknologi

Tingkat teknologi yang digunakan menggunakan internet.

g.        Blok Database

Untuk database yang digunakan yaitu Access dan Php.

h.        Blok Kontrol

Sebagai pengontrol system informasi dan database dibuatkan ruangan tersendiri bagi penyimpan  server pusatnya.

3.3       Kendala Sistem

            Adapun kendala dari sistem informasi yang digunakan dalam perusahaan tersebut adalah :

a.             Jika data barang belum dilisting dari hand office maka data otomatis tidak akan muncul di sistem (Visual Basic), ke store. Dan  barang tidak dapat dipasarkan.     

b.          Campur tangan SDM ( Sumber Daya Manusia ) sangat mempengaruhi, hasil penginputan datanya. Akibatnya sering terjadi kesalahan sistem.

BAB  IV

PENUTUP

5.1     Kesimpulan

Berdasarkan makalah yang kami buat maka dapat kami ambil kesimpulan sebagai berikut :

a.            Semakin berkembangnya teknologi disegala bidang menuntut kita untuk selalu mengikuti perkembangan sistem informasi yang terjadi sehingga kita bisa selaras, meskipun teknologi yang dimiliki belum mengikuti perkembangan yang ada.

b.            PT. Mitra Adi Perkasa Tbk, adalah perusahaan yang sehari-harinya menggunakan komputerisasi, dimana sudah memiliki jaringan komputer yang berhubungan dengan internet.

c.            Kenyataan membuktikan meskipun kita sudah memasuki era komputerisasi, ternyata kegiatan secara manual tidak dapat ditinggalkan sepenuhnya dimana keduanya saling mendukung dan saling berkesinambungan.

5.2       Saran

Dengan melihat berbagai permasalahan-permasalahan yang ada pada system yang diterapkan , untuk mengatasi dan melakukan perbaikan  atau pembaruan system maka penulis mengajukan beberapa saran untuk memecahkan masalah. Dengan dibangun sistem yang baru maka akan memperoleh manfaat atau keuntungan yang real bagi kelangsungan perusahaan.

Adapun saran dari penulis adalah :

a.          Dengan adanya penanganan data yang menggunakan komputerisasi berbasis data yang baik maka pengelolahan data akan lebih efisien. Oleh karena itu informasi dan kebutuhan data yang digunakan akan lebih cepat pula.

b.          Memberikan penyuluhan atau pelatihan dan melalakukan sharing sekitar masalah pekerjaan, sehingga permasalahan yang ada disebabkan oleh user ( pengguna ) sistem dapat diminimalkan.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

  

        Dok.General Manager PT. Mitra Adi Perkasa                    Tim Penyusun

               

                              

PENGUJI TUGAS UJIAN AKHIR SEMESTER

                    Tugas akhir ujian semester telah dipresentasikan pada

        tanggal ……………………………………………..

                                                                         DOSEN PENGUJI

                                                                           IRI MUDIADJI,SE,MM